(所内)Google AppsのGmailから個人Gmailへのデータ移転について

ユーザ各位

本研究所の電子メールシステムは、2008年度よりGoogle AppsのGmailサービス(ウェブサービス)を使っています。
そのため、電子メールソフトをご利用の場合には問題ありませんが、ウェブメールのみ利用されている場合、離任後にデータをどのように保存するかの問い合わせが寄せられることがあります。

教員および研究者についてのみ、研究活動の継続性の観点から、下記の対応をしております。

対応種別

  1. 個人Gmailへの移転
  2. 電子メールソフト「Thunderbird Portable」でのメール受信

特に外国人客員の方々については、「2」を利用して頂いています。

Gmailの機能を利用したデータ移転方法

Step 0. 申請(重要!)

原則、離任後にアカウントは削除します。
そのためデータ移行などが必要な場合には、事前に離任届けを提出いただき、備考欄にその旨を記載してください。
同時に直前でなければ情報処理室にご連絡ください。
アカウントが削除されると、メール移行はできないためです。

Step 1-a. メールデータの移行(準備)

  1. 個人Gmailを取得し、ログインできることを確認
  2. 個人Gmailをログアウト
  3. 本研究所Gmail(以下、CSEAS Gmail)にログイン
  4. 右側にある「歯車」アイコンから「設定」を選択
  5. 上部「メール転送とPOP/IMAP」をクリック
  6. 「POPダウンロード」項目から「すべてのメールでPOPを有効にする」をチェックし、「変更」
  7. CSEAS Gmail にて、「安全性の低いアプリがアカウントにアクセスするのを許可する」を「オン」にします。

Step 1-b. メールデータの移行(データの吸い上げ)

  1. CSEAS Gmailをログアウト
  2. 個人Gmailにログイン
  3. 上部「アカウントとインポート」をクリック
  4. 「POP3を使用して他のアカウントのメッセージを確認」から「自分のPOP3メールアカウントを追加」をクリック
  5. メールアドレスに「CSEAS Gmailのメールアドレス」を入力
  6. 下記の設定を行います
    ユーザー名:CSEAS Gmailのメールアドレス
    パスワード:CSEAS Gmailのパスワード
    POPサーバー:pop.gmail.com
    ポート:995
    「セキュリティ保護された接続(SSL)を使ってメールを取得する」にチェック
    「受信したメッセージにラベルを付ける」にチェック
    の設定を行い、「アカウントを追加」ボタンをおします。

以上で、順次CSEAS Gmailの受信トレイおよび送信済メールに入ったメールが、個人Gmailへ転送されてきます。
Gmailでは負荷分散の対策からか、一度に受信できるメール量が制限されています(200通〜400通程度)。そのため、数万を超えるメールを転送する場合、かなりの時間が掛かるかもしれません。

Step 1-c. 設定の削除

Step 1-bによってすべてのメールが受信できたら、その設定を削除してください。

  1. 個人Gmailにログイン
  2. 上部「アカウントとインポート」をクリック
  3. 「POP3を使用して他のアカウントのメッセージを確認」に追加されているCSEAS Gmailを削除

※もし上記設定で受信エラーがでる場合には、別途「(MailStore Home編)Gmailのバックアップと他のGmailへの移行」を試してみてください。

Step 2. 連絡先(アドレス帳)の移動

[CSEAS Gmail上での連絡先の保存作業]

  1. 個人Gmailをログアウト
  2. 本研究所Gmail(以下、CSEAS Gmail)にログイン
  3. 左上隅の「Gmail」をクリックし「連絡先」を選択
  4. 左サイドメニューの「もっと見る」をクリックし「エクスポート」を選択し、以前のコンタクト画面へ遷移
  5. 上部「その他」メニューから「エクスポート」を選択
  6. 「すべての連絡先」「Google  CSV形式」をそれぞれチェックして「エクスポート」ボタンを押して保存

[個人Gmailでの連絡先の取り込み作業]

  1. CSEAS Gmailをログアウト
  2. 個人Gmailにログイン
  3. 左上隅の「Gmail」をクリックし「連絡先」を選択
  4. 左サイドメニューの「もっと見る」をクリックし「インポート」> 「CSV」を選択し、以前のコンタクト画面へ遷移
  5. 上部「その他」メニューから「インポート」を選択
  6. 「ファイルの選択」ボタンを押し、先ほど保存した連絡先を選択

 

完了したら

かならず、情報処理室まで連絡してください。
完了報告をうけてアカウントを停止します。

 

データ転送エラーがでてしまった場合

に書いた他の手段を使うことになります。
まだ離任まで日がある場合にはサポート可能ですが、直前あるいは離任後の場合には上記サイト(筆者が個人的にまとめたブログ)を参考に、いろいろ試してみてください。またその場合には、情報処理室までメールで結構ですので問題発生しているという一報をお願いします。

 

2013年4月2日 情報処理室長・木谷
2016年3月31日 加筆修正

 

 

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